Klaverblad Verzekeringen ist ein niederländisches, genossenschaftliches Versicherungsunternehmen, das seit 1850 besteht und in den Niederlanden durch seine Werbespots mit dem Slogan „Wenn man lange genug gewöhnlich bleibt, wird man von selbst außergewöhnlich“ bekannt ist. Zum Austausch von Wissen und Informationen haben die Mitarbeiter Zugang zu einer Wissensdatenbank mit einer Vielzahl von Dokumenten, darunter Arbeitsanweisungen, Handbücher, Richtlinien und Verfahrensdokumente. Das Versicherungsunternehmen verwendet ein Wissensmanagementsystem für die Speicherung und den Austausch von Wissen, das seine besten Zeiten hinter sich hat. Abgesehen davon, dass das System für Klaverblad Verzekeringen nicht mehr ausreichend und veraltet ist, werden auch die Administration und der Support zum Ende des Jahres eingestellt.
Microsoft-Lösungen
Klaverblad machte sich auf die Suche nach einer Alternative und fand Macaw, einen Microsoft Gold Partner. Es bestand der Wunsch, auf Microsoft SharePoint umzusteigen, da es gut zu den bestehenden Microsoft-Anwendungen passt. Weil Macaw SharePoint bereits bei zahlreichen ähnlichen Organisationen erfolgreich implementiert hat, war die Wahl schnell getroffen. Jacomijn Fluks, Managerin für Projekt- und Portfoliomanagement bei Klaverblad Verzekeringen, war an der Auswahl selbst nicht beteiligt, allerdings in der Anfangsphase für das SharePoint-Projekt verantwortlich. Sie stand voll und ganz hinter dieser Entscheidung und sagte dazu: „Vor zehn Jahren war ich auch an der SharePoint-Einführung bei meinem früheren Arbeitgeber beteiligt und habe damals ebenfalls mit Macaw zusammengearbeitet. Aufgrund meiner bisherigen Erfahrungen war es daher eine logische Wahl, dass Macaw uns unterstützt.“
Moderne Kooperationsplattform
Am Ende blieb es nicht bei Microsoft SharePoint. Auf Anraten von Macaw entschied sich Klaverblad Verzekeringen auch für Microsoft Teams. „Macaw hat uns hervorragend beraten und betreut. Und obwohl wir anfangs zögerten, überzeugten sie uns davon, dass dies eine gute Ergänzung ist, und zeigten uns die Vorteile auf, wie zum Beispiel die einfache Zusammenarbeit und effiziente Kommunikation“, sagt Fluks.
Nachdem die Entscheidung für SharePoint und Teams gefallen war, wurde eine Grundstruktur geschaffen, und anschließend begannen drei Teams mit den neuen Lösungen in einer Pilotumgebung zu arbeiten. Da viele Mitarbeiter:innen mit beiden Lösungen noch nicht vertraut waren, lauteten die ersten Fragen beispielsweise: Wie funktioniert SharePoint eigentlich? Wie kann ich Dateien über Microsoft Teams freigeben? Und wie kann ich gleichzeitig in Dokumenten arbeiten?
Mehrwert
Fluks: „Wir kamen schnell zu dem Schluss, dass die Zusammenarbeit in Microsoft Teams einen Mehrwert darstellt und dass es ein guter Rat von Macaw war.“ Dass dieses Echo auch von Mitarbeiter:innen kommt, die mit den Lösungen und Möglichkeiten von Teams und SharePoint noch nicht vertraut waren, ist erfreulich und macht Mut. Die Abteilungen arbeiten viel zusammen, und es werden viele Dokumente per E-Mail hin- und hergeschickt. Dies soll effizienter werden. „Dann gehört zum Beispiel das Zusammenführen mehrerer lokal gespeicherter Excel-Tabellen hoffentlich der Vergangenheit an“, lacht Fluks.
Microsofts Kommunikations- und Kollaborationsplattform wird dem häufigen Versenden von Dokumenten ein Ende setzen, da Links bald einfach geteilt werden und die Informationen immer für alle gleich sind. Und SharePoint ist ein guter Ersatz für die derzeitige Wissensdatenbank.
Rollout
Klaverblad ist derzeit mit dem Rollout beschäftigt, der bis Ende 2021 abgeschlossen sein soll. Und auch wenn es ein bisschen aufwändig ist und manchmal noch viel Sucherei, freuen sich die Mitarbeiter:innen auf die neue Art des Arbeitens und des Austauschs von Informationen und Wissen.
Deadline eingehalten
„Das Macaw-Team hat uns bisher gut unterstützt“, berichtet Fluks. „Es hat den Druck gut aufrechterhalten, so dass wir die notwendigen Fortschritte gemacht und die Deadline eingehalten haben. Wir mussten schon ranklotzen. Es ist nicht so, dass man alles outsourct, man muss auch vieles selbst machen. Das ist auch in Ordnung und es gibt viele Möglichkeiten für Tipps und Unterstützung. Die Macaw-Kolleg:innen konnten unsere Fragen, zum Beispiel zur Dokumentenaufbewahrung und -sicherheit, gut beantworten. Es war außerdem immer ein:e Ansprechpartner:in für Fragen verfügbar. Im Macaw-Kanal konnten wir per Chat Fragen stellen, die schnell beantwortet wurden.“
Zukunft
Da eine gute Erläuterung und Schulung für einen erfolgreichen Rollout in der übrigen Organisation notwendig sind, wird Klaverblad dies nun wiederholen. Der Plan, nach dem Train-the-Trainer-Prinzip zu arbeiten, wurde fallen gelassen. „Mit 450 Mitarbeitern:innen sind wir kein sehr großes Unternehmen und wir haben nicht immer ausreichend Kapazitäten, selbst gute Schulungen anzubieten. Daher haben wir uns dafür entschieden, die Schulung von Fachleuten veranstalten zu lassen, die sich mit SharePoint und Teams auskennen“, sagt Fluks. „Die erste Stunde, in der es um die Klaverblad-Strategie und darum geht, ‚wie wir arbeiten wollen‘, wird von uns selbst veranstaltet. Damit ist auch die für die Einführung einer neuen Arbeitsweise notwendige Akzeptanz sichergestellt. Wir freuen uns auf den Moment, an dem wir alle über Teams zusammenarbeiten und kommunizieren und Informationen in SharePoint austauschen können. Die ersten Rückmeldungen der Pilotteams sind auf jeden Fall vielversprechend.“
