Akzeptanz oder, wie es bei auf Englisch heißt, sogar Adaption von Office 365, warum? Sagt SharePoint dann „Mama“ oder „Papa“? Wird Skype für Unternehmen ein Familienmitglied? Nein, das nicht. Benutzerakzeptanz oder „User Adoption“ bedeutet vielmehr, dass man sich Office 365 als Benutzer zu eigen macht und begrüßt. Denn dann kann man wirklich von allen gebotenen Möglichkeiten profitieren.
In Unternehmen ist es wichtig, bei der Einführung von Office 365 auf die Benutzerakzeptanz zu achten. Da viele Mitarbeiter:innen Veränderungen skeptisch gegenüberstehen, besteht die Gefahr, dass sie den größten Teil von Office 365 ignorieren. Dann erreicht die Organisation nicht die Ziele, die sie sich bei der Wahl von Office 365 gesetzt hatte: Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, intelligent zusammenzuarbeiten und Wissen zu teilen, damit sie ihre Arbeit optimal erledigen und die Erwartungen der Kunden erfüllen können. Mitarbeiter-Empowerment.
Wie stellen Sie sicher, dass Sie die Benutzerakzeptanz von Office 365 in Ihrem Unternehmen fördern? Wir können Ihnen helfen, die Strategie festzulegen und ein „Adoption-Kit“ zusammenzustellen. Hier schon einmal kurz zehn Tipps.
Tipp 1: Direkt beginnen
Direkt beim Start mit Office 365 auf die Akzeptanz achten. Warten Sie nicht bis nach der Einführung, sondern entwickeln Sie sofort einen Plan und beginnen Sie frühzeitig mit der Kommunikation. Beziehen Sie die richtigen Personen mit ein, denken Sie darüber nach, was Sie erreichen wollen und wie Office 365 Ihnen helfen kann, diese Ziele zu erreichen. Zum Beispiel: in welchen Szenarien ist SharePoint nützlich oder OneDrive für Unternehmen oder Delve?
Tipp 2: Office 365 in die Organisation einbetten
Stellen Sie sicher, dass es keine „IT-Story“ wird und dass die Implementierung und Nutzung in der ganzen Organisation unterstützt wird. Beziehen Sie das Management und die „Champions“ auf allen Ebenen und in allen Bereichen der Organisation mit ein: Office 365 Champions, die ihr Team mitreißen und bei Office 365 helfen. Gute Vorbilder sind Gold wert.
Tipp 3: Beginnen Sie mit tief hängenden Früchten
Welche Probleme lassen sich mit Office 365 direkt lösen? Am besten Punkte, die dem Management und den Benutzern direkt ins Auge fallen. Nehmen Sie diese als erste in Angriff. Sie sind sichtbar und bieten sofort einen Vorteil, sodass jeder direkt den Nutzen von Office 365 erkennt.
Tipp 4: Teilen Sie mit, welche Vorteile die Benutzer dadurch haben
Natürlich müssen die Benutzer wissen, dass Office 365 verfügbar ist, aber vor allem müssen sie auch wissen, welche Vorteile es ihnen bietet. Erklären und zeigen Sie, wie Office 365 die Arbeit einfacher und angenehmer macht. Beispielsweise einfache Remote-Beratung mit Skype für Unternehmen, Austausch von Informationen mit externen Parteien auf einer SharePoint-Website oder schnelle Zusammenarbeit mit Teams.
Tipp 5: Arrangieren Sie einen attraktiven Start
Führen Sie Office 365 mit einer Fanfare ein: Machen Sie die neuen Möglichkeiten über verschiedene Kanäle bekannt, präsentieren Sie sich besonders sichtbar als Office 365-Team und organisieren Sie ein Event. Bieten Sie den Menschen ein positives Erlebnis, das sie nicht vergessen: informativ, überzeugend, aber auch humorvoll.
Tipp 6: Bieten Sie gute Unterstützung: Hilfe und Schulung
Die Benutzer müssen wissen, was sie wofür nutzen können und auf welche Tasten sie drücken müssen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Bieten Sie Schulungen in einer Form an, die der Organisation entspricht: Klassenzimmer, Skype für Unternehmen oder online in kurzen Videos. Und stellen Sie sicher, dass Benutzer schnell und einfach Hilfe erhalten, wenn sie Problemen begegnen.
Tipp 7: Wissensaustausch
Veranstalten Sie beispielsweise „Lunch & Learn“-Treffen. Bitten Sie die „Office 365 Champions“, ihre Erfahrungen mit ihren Kollegen zu teilen: nicht nur die gelungenen Lösungen, sondern auch die Überraschungen, aus denen sie gelernt haben. Und teilen Sie das Wissen über die neuesten Entwicklungen von Office 365 mit den Interessenten, beispielsweise auf Yammer.
Tipp 8: Messen Sie die Entwicklung bei der Akzeptanz
Mit dem „Employee Footprint“ von Macaw lässt sich messen und nachvollziehen, wie die Mitarbeiter Office 365 nutzen, sodass gegebenenfalls korrigierend eingegriffen werden kann. Intelligente Zusammenarbeit durch Verhaltensmessung und Anpassung des Schulungsprogramms nach der Analyse, das ist die Möglichkeit, die der „Employee Footprint“ von Macaw bietet: messen und nachvollziehen, wie die Mitarbeiter Office 365 tatsächlich nutzen.
Tipp 9: Bei der Entwicklung von Office 365 auf dem Laufenden bleiben
Office 365 entwickelt sich kontinuierlich weiter: Es entstehen ständig neue Möglichkeiten und bestehende Komponenten verändern sich. Behalten Sie die Entwicklungen über die Roadmap im Auge und testen Sie sie mit der Option First Release. Stellen Sie sie zuerst einer ausgewählten Gruppe und dann den anderen Benutzern vor.
Tipp 10: Bleiben Sie am Ball!
Die Organisation entwickelt sich, Office 365 entwickelt sich, sodass auch der Akzeptanzplan fortentwickelt werden muss. Nutzen Sie die Messergebnisse und die fortschreitenden Erkenntnisse, um die nächsten Schritte festzulegen. Organisieren Sie beispielsweise regelmäßig eine Kampagne, um die Benutzer dazu zu bringen, einen ungenutzten Teil, eine neue Funktionalität oder ein neues Geschäftsszenario zu akzeptieren.
